Für die Postfächer bei lima-city stehen sogenannte Sieve-Filter zur Verfügung. Mit diesen lassen sich einfach Abwesenheitsnachrichten einrichten. Dabei kann auch ausgewählt werden, ob diese an alle gesendet werden oder nur wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden. Hier wird beschrieben, wie das an alle gesendet wird.

Zuerst muss man sich am Webmail anmelden. Zu erreichen ist dies unter mail.lima-city.de, die Zugangsdaten sind die volle E-Mail Adresse und das vergebene Kennwort. Sollte das Kennwort nicht mehr bekannt sein, kann in der Verwaltung ein neues gesetzt werden.

Nun sieht man die Übersicht des Posteingangs, hier nun zu den Einstellungen wechseln.

Unter den Einstellungen gibt es diverse Optionen, die man Anpassen kann. Relevant für die Filter ist der gleichnamige Punkt in der linken Spalte. Der gerade aktive Punkt wird durch einen andersfarblichen Hintergrund und eine fette Schrift hervorgehoben.

Unter Filter sieht man nun zwei zusätzliche Spalten. Filtersätze dienen dazu, um unterschiedliche Filtersätze zu definieren, es kann jeweils nur ein Filtersatz aktiv sein. In der Spalte Filter daneben sind die im aktuell gewählten Filtersatz enthaltenen Filter aufgelistet. Standardmäßig ist hier ein Filter definiert, der Spam-E-Mails in den entsprechenden Ordner verschiebt. Diesen sollte man so lassen, wenn man nicht genau weiß, was man tut. Mit einem Klick auf das Plus kann man einen neuen Filter definieren.

Nun hat man eine Maske, in der man die neuen Daten für den Filter angeben kann. Ganz oben ein Name, mit diesem kann man später zuordnen, was die einzelnen Filter so tun.

Bei jeder eingehenden E-Mail wird geprüft, was hier angegeben wird. Hier wird nun ausgewählt, dass der Filter auf alle E-Mails zutreffen soll. also jeder, der eine E-Mail an das Postfach schickt eine Antwort bekommt. Bei der Aktion muss man links im DropDown-Feld “Mit Nachricht antworten” auswählen. Daraufhin hat man die Möglichkeit den Betreff und den Inhalt der Nachricht anzugeben.

Wenn im Feld “Meine zusätzliche E-Mail-Adresse(n)” eine E-Mail Adressen angibt, wird die automatische Antwort nur versendet, wenn diese Adresse entweder als Empfänger oder im CC/BCC steht.

Der Wert unter “Wie oft sollen Nachrichten gesendet werden (in Tagen)” gibt an, wie oft eine Abwesenheitsnachricht versandt wird, sollte ein Absender mehrere E-Mails versenden. Minimum ist hier ein Tag. Wird hier der Wert “1” angegeben, merkt sich der Server einen Tag lang, an welche Adressen er schon eine Abwesenheitsnachricht verschickt hat.

Die automatischen Antworten lassen sich deaktivieren, wenn man den Filter markiert und unten auf das Zahnradsymbol klickt. Nach einem Klick auf “Aktivieren/Deaktivieren” erscheint eine Meldung mit dem aktuellen Status:

Natürlich ist es auch möglich einen Abwesenheitsassistent nur innerhalt eines bestimmten Zeitraums zu versenden, im folgendern Bild ist eine Beispielhafte Konfiguration:

Hier gibt es natürlich endlose Möglichkeiten, die hier nicht alle Beschrieben werden.

Das Dokument RFC5230 definiert den Standard für die Abwesenheitsnachrichten. Wen es interresiert kann da noch ein bisschen nachlesen.